1. UITGANGSPUNTEN VAN HET VRIJWILLIGERSBELEID
1.1. Definitie van vrijwilligerswerk
De EigenWijkse Energie Coöperatie volgt de definitie van vrijwilligerswerk van de Vereniging Nederlandse Organisaties van Vrijwilligerswerk, NOV. Zij hanteren de volgende definitie:
- Het geheel van activiteiten dat op vrijwillige basis wordt uitgevoerd
- Zonder financiële vergoeding (uitgezonderd eventuele onkostenvergoedingen)
- dat bijdraagt aan de doelstellingen van EigenWijkse Energie Coöperatie, namelijk om voor, met en door inwoners van Wijk bij Duurstede en omstreken energie duurzaam op te wekken, te verkopen en te adviseren over energiebesparing.
1.2. Doelstellingen van het vrijwilligersbeleid
Met dit vrijwilligersbeleid willen wij de plaats van de vrijwilligers in de organisatie helder omschrijven.
1.3. Visie op vrijwilligerswerk binnen de EigenWijkse Energie Coöperatie
De EigenWijkse Energie Coöperatie werkt met vrijwilligers. Zij zijn belangrijk voor de organisatie. Zij brengen hun ervaringsdeskundigheid of expertise als vrijwilliger in. Binnen de werkvelden van de EigenWijkse Energie Coöperatie (energie opwek, energieverkoop, laadpalen, energiebesparing) leveren vrijwilligers een aandeel in het beheer van de organisatie, in voorlichting en organisatieontwikkeling. De EigenWijkse Energie Coöperatie staat open voor de inzet van vrijwilligers met verschillende achtergronden en deskundigheden.
1.4. Doelstellingen van de organisatie
De EigenWijkse Energie Coöperatie heeft als doelstelling het stimuleren van het gebruik van duurzaam opgewekte energie, het produceren, doen produceren en/of verhandelen van duurzame energie; het stimuleren van besparingen op het gebruik van energie, en alles wat daartoe behoort of bevorderlijk kan zijn, alles in de ruimste zin.
De EigenWijkse Energie Coöperatie is voor de uitvoering van veel taken, waaronder het Energieloket, in hoge mate afhankelijk van de inzet van vrijwilligers. Hierdoor stelt de EigenWijkse Energie Coöperatie behoorlijke eisen aan de vrijwilligers voor wat betreft hun beschikbaarheid en het nemen van verantwoordelijkheid.
Daarnaast is het voor de EigenWijkse Energie Coöperatie van groot belang om vrijwilligers in te kunnen zetten voor projecten en ondersteunende werkzaamheden, zoals het verrichten van administratief werk, het doen van promotiewerkzaamheden en het verrichten van hand- en spandiensten. Vrijwilligers kunnen zich voor langere of kortere tijd, structureel of incidenteel, aan de EigenWijkse Energie Coöperatie binden.
Met alle vrijwilligers worden afspraken gemaakt over hun werkzaamheden en tijdsinzet, waarbij de wensen en mogelijkheden van de individuele vrijwilliger het uitgangspunt zijn. De EigenWijkse Energie Coöperatie staat nadrukkelijk open voor vrijwilligers die speciale expertise en vaardigheden in willen brengen die de ontwikkeling en het beheer van projecten en de dienstverlening ten goede komen.
1.5. Doelstellingen voor vrijwilligers bij de EigenWijkse Energie Coöperatie
De EigenWijkse Energie Coöperatie vindt het belangrijk dat het vrijwilligerswerk voor de vrijwilligers een meerwaarde heeft in lijn met de maatschappelijke doelen van EWEC. Verder kunnen vrijwilligers, afhankelijk van hun persoonlijke behoeften en motieven, met het vrijwilligerswerk bij de EigenWijkse Energie Coöperatie:
- Hun kwaliteiten, vaardigheden en deskundigheid in praktijk brengen en ontwikkelen
- Invulling geven aan de wens om een maatschappelijke bijdrage te leveren
- Plezier hebben.
1.6. Positie van de vrijwilliger in de organisatie
Binnen de EigenWijkse Energie Coöperatie bestaat een onderscheid tussen medewerkers in dienst en vrijwilligers: Medewerkers in dienst zijn allen, die vanuit een betaalde functie werkzaamheden verrichten voor de EigenWijkse Energie Coöperatie. Vrijwilligers zijn allen, die vanuit betrokkenheid met de organisatie en haar doelstellingen uit eigen keuze, onbetaalde werkzaamheden verrichten voor de EigenWijkse Energie Coöperatie.
1.7. Inzet van vrijwilligers
Vrijwilligers van de EigenWijkse Energie Coöperatie hebben recht op:
- Werk dat zo goed mogelijk aansluit op hun kwaliteiten en wensen
- Goede werkomstandigheden en een veilige werkplek
- Aandacht en waardering
- Scholing en training, in overleg
- Vergoeding van ten behoeve van EigenWijkse Energie Coöperatie gemaakte kosten
- Regeling van aansprakelijkheid en ongevallen binnen EigenWijkse Energie Coöperatie.
De EigenWijkse Energie Coöperatie verwacht van vrijwilligers dat zij:
- Zich conformeren aan het algemene beleid en het vrijwilligersbeleid van de EigenWijkse Energie Coöperatie
- Verhindering, ziekte en vakanties tijdig melden en zo mogelijk vervanging regelen door collega-vrijwilligers
- Afgesproken activiteiten verrichten
- Zich houden aan de afgesproken omgangsregels t.a.v. klanten, samenwerkingspartners en medewerkers in dienst.
- Aanwezig zijn bij vrijwilligers overleggen.
1.8. Vrijwilligersfuncties
Vrijwilligers kunnen bestuurlijke ondersteunende en uitvoerende taken verrichten t.a.v. de verschillende organisatieonderdelen. Voor de meest voorkomende functies wordt een functieomschrijving gemaakt. Door duidelijke taakomschrijvingen en door het aangeven van grenzen aan het vrijwilligerswerk wordt voorkomen dat vrijwilligers worden ingezet ter vervanging van taken die normaliter door beroepskrachten worden uitgevoerd.
De meest voorkomende vrijwilligersfuncties zijn:
- Bestuursfunctie
- Energiecoach
- Energie verkoop
- Energie opwek
- Overige functies
2. PRAKTISCHE UITWERKING VAN HET VRIJWILLIGERSBELEID
2.1. Werving
De EigenWijkse Energie Coöperatie werft nieuwe vrijwilligers d.m.v. haar eigen website, social mediakanalen, nieuwsbrief en via het netwerk van de eigen vrijwilligers. Indien nodig wordt een wervingsadvertentie in de lokale media geplaatst. Daarnaast kunnen vrijwilligers hun inzet spontaan aanbieden aan de EigenWijkse Energie Coöperatie.
Om ervoor te zorgen dat er gemotiveerde en betrokken vrijwilligers worden aangetrokken, is van de veelvoorkomende en structurele vrijwilligersfunctie bij de EigenWijkse Energie Coöperatie een beschrijving gemaakt die minimaal de volgende elementen bevat:
- Inhoud en omvang van werkzaamheden
- Opsomming van taken
- Verantwoordelijkheden en bevoegdheden Aankomende vrijwilligers worden geïnformeerd over dit vrijwilligersbeleid.
2.2. Kennismaking en inwerken
Met iedere kandidaat-vrijwilliger vindt een kennismakingsgesprek door het betreffende bestuurslid en/of de coördinator plaats waarin wordt besproken hoe de aangeboden functie bij zijn/haar profiel past. Bij dit gesprek kan een collega-vrijwilliger aanwezig zijn. Na afloop van het gesprek wordt afgesproken of en hoe men aan de slag kan. Waar nodig kan een tweede gesprek plaatsvinden en desgewenst kan iemand een paar keer met een activiteit meelopen. Na twee maanden kijken we samen hoe het gaat.
2.3. Werkafspraken
Nadat een vrijwilliger is geaccepteerd, worden afspraken gemaakt over aard, tijdstip, omvang en duur van de werkzaamheden, met de verantwoordelijke coördinator of het verantwoordelijke bestuurslid.
2.4. De taak, functie, verantwoordelijkheid en bevoegdheid
Als de werkzaamheden worden uitgevoerd door een vrijwilliger dan worden de taak, en de verantwoordelijkheid voor die taak aan de betreffende vrijwilliger gedelegeerd en ook de bevoegdheid om die taak naar behoren uit te voeren. Vanzelfsprekend vindt deze delegatie plaats op basis van wederzijdse wensen en op basis van de kennis en vaardigheden van de vrijwilliger en binnen de grenzen van het vrijwilligersbeleid. Het bestuur is echter te allen tijde eindverantwoordelijk voor de uitvoering en voor het resultaat.
2.5 Gebruik computer en emailaccount
Iedere vrijwilliger ontvangt een eigen emailadres met de extensie …@ewec.nl, de vrijwilliger dient dit emailadres te gebruiken bij het versturen van berichten en eventuele bijlage aan interne en externe contacten. Gebruik van privé emailadressen in relatie tot de werkzaamheden voor de Coöperatie is niet de bedoeling. Overigens verwachten wij dat vrijwilligers werken met de daarvoor ingerichte SharePoint applicatie. De EigenWijkse Energie Coöperatie heeft geïnvesteerd in beveiligde laptops, maar voorzover die om praktische reden niet gebruikt kunnen worden, vragen we aan vrijwilligers om vanuit huis hun EWEC- inlog te gebruiken.
2.6 Inwerken en voortgangsgesprek
Zo mogelijk wordt een collega-vrijwilliger ingezet om de vrijwilliger in te werken op de dagelijkse werkzaamheden, en wordt een voortgangsgesprek gehouden.
2.7. Scholing en training
De EigenWijkse Energie Coöperatie biedt waar mogelijk scholing en training aan die noodzakelijk is voor het uitoefenen van het vrijwilligerswerk. Dit gebeurt altijd in overleg met de vrijwilliger.
2.8. Beëindiging van de samenwerking
Indien een vrijwilliger afscheid van EWEC, of EWEC afscheid van een vrijwilliger wil nemen, dan wordt er een exitgesprek aangeboden. In het exitgesprek wordt de samenwerking geëvalueerd en worden desgewenst afspraken gemaakt over hoe de vrijwilliger nog bij de organisatie betrokken wil blijven. De verantwoordelijke medewerker in dienst/ het verantwoordelijke bestuurslid voert dit gesprek met de vrijwilliger.
2.9. Medezeggenschap
Vrijwilligers kunnen, indien nodig, rechtstreeks contact opnemen met het bestuurslid dat de portefeuille vrijwilligers in beheer heeft. Adviezen van de vrijwilligers worden door het bestuur meegewogen in hun beslissingen. Ook worden vrijwilligers uitgenodigd aanwezig te zijn bij bijeenkomsten die betrekking hebben op organisatie brede vraagstukken. Eén keer per jaar is er een vrijwilligersbijeenkomst waar vrijwilligers geïnformeerd worden over de ontwikkelingen in de organisatie. Deze bijeenkomst wordt opgenomen in de jaarplanning van EWEC
2.10. Geschillen
Een geschil wordt in eerste instantie besproken met de directeur, of bij afwezigheid van een directeur, een bestuurslid. Komen partijen er niet uit, dan wordt het coöperatiebestuur geraadpleegd.
2.11. Werkomstandigheden
De Arbowetgeving geldt in beginsel niet voor vrijwilligers. De EigenWijkse Energie Coöperatie heeft wel een zorgplicht en voert deze ook uit. Voor vrijwilligers zijn de volgende maatregelen van toepassing: ▪ De vrijwilliger heeft goede en veilige werkplek ▪ Vrijwilligers kunnen over hun werk desgewenst contact op nemen met een medewerker in dienst tijdens diens werktijden
2.12. Privacy
De EigenWijkse Energie Coöperatie is gehouden aan de wet op de privacy. Daartoe is een privacyreglement opgesteld. Ook in de vrijwilligersovereenkomst wordt verwezen naar het privacyreglement. Het privacyreglement geldt dus ook voor onze vrijwilligers. Overigens heeft de EWEC een intern document waarin is beschreven hoe EWEC persoonsgegevens beschermt. Vrijwilligers kunnen desgewenst aangeven dat hun adres en/of contactgegevens met andere vrijwilligers en/of werknemers en/of bestuursleden worden gedeeld.
2.13. Materiele regelingen
Voor alle bij de EigenWijkse Energie Coöperatie werkzame vrijwilligers gelden onderstaande regelingen:
- De vrijwilliger is bij de EigenWijkse Energie Coöperatie verzekerd voor Wettelijke Aansprakelijkheid en Ongevallen.
- Redelijk onkosten die de vrijwilliger maakt t.b.v. EigenWijkse Energie Coöperatie kunnen op declaratiebasis, na akkoord van de coördinator/betreffende bestuurslid, worden vergoed.
2.14. Evaluatie
Het vrijwilligersbeleid wordt jaarlijks geëvalueerd in een overleg tussen bestuur en vrijwilligers in een vrijwilligersoverleg, en zo nodig bijgesteld.
2.15. Vertrouwenspersoon
De EigenWijkse Energie Coöperatie heeft een onafhankelijke* vertrouwenspersoon aangesteld, waarbij vrijwilligers en medewerkers zich kunnen melden t.a.v. klachten op het gebied van grensoverschrijdend gedrag. De vertrouwenspersoon Frans Hoving is bereikbaar via email hovin450@kpnmail.nl en/of telefonisch 0343-571439 of 06-46257115.
*onafhankelijk betekent in dit geval niet zijnde een bestuurslid, medewerker of vrijwilliger van de EigenWijkse Energie Coöperatie. De vertrouwenspersoon is bij voorkeur wel lid van de coöperatie.
2.16. Overeenkomst
Door in te stemmen met registratie als vrijwilliger bij EWEC stemt de vrijwilliger in met de rechten en verplichtingen die voortvloeien uit dit vrijwilligersbeleid. EWEC registreert personen uitsluitend als vrijwilliger met hun uitdrukkelijke instemming, blijkend uit hun handtekening onder dit beleidsdocument.
Terug naar boven
